Stand: September 2026. Verantwortlicher im Sinne der DSGVO für den Betrieb von teccle.webinvoice ist teccle flow GmbH, Schwabacher Straße 3, 90439 Nürnberg (Details siehe Impressum).
Diese Erklärung beschreibt den technischen Betrieb, die eingesetzten Cookies und lokalen Speichereinträge, die Übermittlung an den Extraktionsdienst sowie Aufbewahrung und Löschung. Noch offen sind: erstens Name und Anschrift des Hosting- und Infrastruktur-Anbieters als Unterauftragsverarbeiter; zweitens die Kontaktdaten eines Datenschutzbeauftragten, falls ein solcher bestellt ist; drittens die je Installation festzulegenden Aufbewahrungsfristen für Server-Protokolle und Datensicherungen; und viertens die rechtliche Prüfung und Gegenzeichnung dieser Erklärung durch den Justiziar bzw. den Datenschutzbeauftragten der teccle flow GmbH.
teccle.webinvoice wird von Lizenznehmern (Unternehmen, die Rechnungen an ihre eigenen Kunden stellen) genutzt. Dabei gibt es zwei getrennte Verantwortlichkeiten:
Beim Anlegen eines Benutzerkontos werden E-Mail-Adresse, Anzeigename und ein verschlüsselt gespeichertes Passwort (Hashing, kein Klartext) verarbeitet. Diese Daten sind zur Bereitstellung des Dienstes erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Vertragserfüllung gegenüber dem Lizenznehmer).
Das Portal verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies und speichert darüber hinaus einige Oberflächeneinstellungen im Browser des Nutzers. Es gibt kein Tracking, keine Werbe- und keine Analyse-Cookies. Keiner dieser Einträge wird an Dritte weitergegeben.
Einen Einwilligungsbanner gibt es aus diesem Grund nicht: Jeder der unten aufgeführten Einträge ist entweder erforderlich, damit der ausdrücklich angeforderte Dienst überhaupt bereitgestellt werden kann, oder er entsteht erst durch eine Bedienhandlung des Nutzers selbst. Für solche Einträge ist keine Einwilligung einzuholen (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Ein Banner hätte damit nichts, worüber er eine echte Wahl anbieten könnte.
| Eintrag | Art | Zweck | Dauer | Notwendig? |
|---|---|---|---|---|
access_token |
Cookie | Hält die Anmeldung aufrecht. | 15 Minuten in der Standardeinstellung; je Installation einstellbar. | Ja |
refresh_token |
Cookie | Verlängert die Anmeldung, ohne dass das Passwort erneut eingegeben werden muss. | 24 Stunden in der Standardeinstellung; je Installation einstellbar. | Ja |
XSRF-TOKEN |
Cookie | Schützt Formularübermittlungen davor, von einer fremden Seite aus missbraucht zu werden. | Sitzung; endet mit dem Schließen des Browsers. | Ja |
JSESSIONID |
Cookie | Hält die sitzungsgebundene Auswahl fest, etwa den aktiven Mandanten und die gewählte Sprache. | Sitzung; endet beim Abmelden oder mit dem Schließen des Browsers. | Ja |
| Zustand des Seitenmenüs | Lokaler Speicher des Browsers | Merkt sich, ob das Seitenmenü auf- oder zugeklappt ist. | Unbegrenzt, bis der Nutzer die Website-Daten in seinem Browser löscht. | Funktional; keine Einwilligung erforderlich |
| Zustand des Filterbereichs, je besuchter Listenseite ein eigener Eintrag | Lokaler Speicher des Browsers | Merkt sich je Listenseite, ob der Filterbereich auf- oder zugeklappt war. | Unbegrenzt, bis der Nutzer die Website-Daten in seinem Browser löscht. | Funktional; keine Einwilligung erforderlich |
| Zuletzt gewählte Belegfilter, je besuchter Listenseite ein eigener Eintrag | Sitzungsspeicher des Browsers | Merkt sich die gewählte Filterauswahl für die Dauer der Sitzung, einschließlich eines eingegebenen Suchbegriffs oder Kundennamens. | Endet mit dem Schließen des Browser-Tabs; die Schaltfläche "Filter zurücksetzen" entfernt den Eintrag sofort. | Funktional; keine Einwilligung erforderlich |
Die drei zuletzt genannten Einträge (Seitenmenü, Filterbereich, Belegfilter) entstehen erst nach der Anmeldung und nur durch eine Bedienhandlung des Nutzers. Auf der Anmeldeseite, im Impressum und in dieser Datenschutzerklärung wird nichts im Browser gespeichert. Diese Einträge verlassen den Browser des Nutzers nie, werden nicht an den Server übertragen und enthalten keine Kennung, mit der ein Gerät oder eine Person wiedererkannt werden könnte. Weil der Seitenpfad Teil des Eintragsnamens ist, gibt es von den beiden letzten Einträgen je besuchter Listenseite einen eigenen.
Ein Punkt verdient dabei ausdrückliche Erwähnung: Der Eintrag zu den Belegfiltern speichert nicht nur Schalterstellungen, sondern den gesamten Filterzustand. Hat der Nutzer nach einem Kundennamen oder einem anderen Freitext gefiltert, steht dieser Suchbegriff bis zum Ende der Sitzung im Sitzungsspeicher seines Browsers. Er verlässt den Browser nicht und lässt sich jederzeit über "Filter zurücksetzen" sofort entfernen.
Die Anmelde-Cookies werden beim Abmelden aktiv gelöscht. Die im Browser gespeicherten Oberflächeneinstellungen lassen sich jederzeit über die Browserfunktion zum Löschen von Website-Daten entfernen; der Dienst bleibt danach uneingeschränkt nutzbar, lediglich die gemerkten Einstellungen beginnen wieder bei ihrem Ausgangszustand.
Das Portal bindet keine Inhalte von fremden Servern ein: keine Schriftarten, kein Content-Delivery-Netzwerk, keine Karten, keine Videos, keine Analyse- und keine Chat-Dienste. Der einzige Verweis nach außen ist ein Link zum Support-Portal im Impressum, der erst durch einen Klick des Nutzers eine Verbindung herstellt.
Dieser Abschnitt beschreibt jede Stelle, an der Daten das Portal verlassen. Jede dieser Verarbeitungen steht in einer eigenen Tabelle mit denselben fünf Angaben: Zweck, Empfänger, Rechtsgrundlage, Speicherort und Dauer.
Die Übernahme von Rechnungsdaten aus einer hochgeladenen PDF-Datei ist ein optionales Zusatzmodul. Es steht nur den Lizenznehmern zur Verfügung, für die eine entsprechende Lizenz hinterlegt ist. Ohne diese Lizenz ist die Funktion im Portal nicht vorhanden, und keine der in diesem Abschnitt beschriebenen Übermittlungen findet statt.
Übermittelt wird die vom Nutzer hochgeladene PDF-Rechnung als vollständige Datei, zusammen mit einer eigens für diesen Vorgang erzeugten Kennung und der Angabe, um welche Art von Dokument es sich handelt. Eine Rechnung enthält typischerweise Namen und Anschriften, Rechnungsbeträge und einzelne Positionen, Bankverbindungen sowie Steuernummern. All das verlässt mit der Datei das Portal.
Empfänger ist der DXR-Extraktionsdienst. Welcher Dienst das im Einzelfall ist, wird je Lizenznehmer hinterlegt: Es gibt eine zentrale, von der teccle flow GmbH betriebene Instanz, und es gibt die Möglichkeit, den Dienst beim Lizenznehmer selbst zu betreiben. Im zweiten Fall verlässt die Datei zwar das Portal, erreicht aber keinen Dritten; sie bleibt im Verantwortungsbereich des Lizenznehmers.
Beim Extraktionsdienst wird das Dokument zunächst einer Texterkennung unterzogen (OCR). Der dabei gewonnene Text wird anschließend an ein Sprachmodell übergeben und von diesem ausgewertet. Angesprochen wird das Sprachmodell über einen Inference-Endpunkt, der in der Verwaltungsanwendung des Extraktionsdienstes hinterlegt ist; welcher Endpunkt das ist, legt der Betreiber dieses Dienstes fest. Damit erreicht der Inhalt der Rechnung nicht nur den Extraktionsdienst, sondern auch diesen Endpunkt.
Zurück an das Portal gehen die erkannten Rechnungsfelder, der vollständige Rohtext der Texterkennung sowie technische Angaben zum Umfang der Verarbeitung. Der Rohtext wird im Portal gespeichert. Er wird hier ausdrücklich genannt, weil er inhaltlich eine vollständige Textkopie der Rechnung ist. Ebenfalls im Portal gespeichert werden das hochgeladene Original-PDF und das Extraktionsergebnis. Diese drei Inhalte werden gelöscht, sobald aus dem Vorgang ein Beleg erzeugt wurde – sie werden danach nicht mehr benötigt, weil eine erneute Erzeugung des Belegs auf dessen vorherige Version zurückgreift.
Das eingereichte Original-PDF verbleibt im Dateisystem des Extraktionsdienstes. Eine Schnittstelle, über die einzelne Dokumente dort gelöscht werden könnten, besteht derzeit nicht. Wie lange die Dateien dort aufbewahrt werden, regelt der Betreiber des jeweiligen Extraktionsdienstes; siehe dazu Abschnitt 5. Die teccle flow GmbH führt die Einführung einer Aufräumregel für diesen Speicherort als offenen Punkt.
Aus einer Extraktion entsteht nie von selbst ein Beleg. Das Ergebnis wird als Entwurf in das Rechnungsformular übernommen und muss vom Nutzer geprüft und bestätigt werden. Eine automatisierte Entscheidung im Einzelfall mit rechtlicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
| Zweck | Übernahme der Rechnungsdaten aus einer vorhandenen PDF-Rechnung, damit sie nicht von Hand erfasst werden müssen. |
|---|---|
| Empfänger | DXR-Extraktionsdienst; Betreiber ist je nach Deployment die teccle flow GmbH oder der Lizenznehmer selbst. Zusätzlich der dort konfigurierte Inference-Endpunkt des Sprachmodells. |
| Rechtsgrundlage | Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO für den Lizenznehmer als Verantwortlichen; Verarbeitung zur Erfüllung des Vertrags nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. |
| Speicherort | Portal-Datenbank (Original-PDF, Extraktionsergebnis, Rohtext der Texterkennung) sowie das Dateisystem des Extraktionsdienstes. |
| Dauer | Im Portal nur bis zur ersten erfolgreichen Erzeugung des Belegs: Sobald der Beleg erzeugt ist, werden das hochgeladene Original-PDF, der erkannte Text und das Extraktionsergebnis gelöscht; erhalten bleiben nur technische Angaben zum Vorgang. Entsteht aus einer Übernahme nie ein erzeugter Beleg, werden dieselben Inhalte nach 90 Tagen gelöscht. Vorgänge, aus denen kein Beleg entstanden ist, werden nach 90 Tagen vollständig gelöscht. Alle Fristen sind je Installation einstellbar. Beim Extraktionsdienst verbleibt das eingereichte Original-PDF derzeit dauerhaft. |
Ein erzeugter Beleg lässt sich aus dem Portal heraus per E-Mail an den Kunden versenden, einzeln oder als Sammelversand mehrerer Belege. Dieser Abschnitt beschreibt, was dabei wohin geht.
Übermittelt werden die E-Mail-Adresse des Empfängers - je nach der am Mandanten eingestellten Regel der Kunde, der Mandant selbst oder beide -, Betreff und Text der Versandmail (mit Belegnummer, Belegdatum, Betrag, Fälligkeit und Mandantenname) sowie der Beleg selbst als Anhang.
Für den Versand nutzt ein Mandant entweder einen eigenen, bei ihm hinterlegten E-Mail-Zugang - dann verlässt die Mail das Portal nur in Richtung dieses eigenen Zugangs, ohne dass dabei ein Dritter der teccle flow GmbH eingeschaltet wird -, oder den gemeinsamen, instanzweiten Zugang. Für den gemeinsamen Zugang ist ein externer Relay-Anbieter vorgesehen; ein Vertrag darüber besteht zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht. Sobald er geschlossen ist, wird der Anbieter an dieser Stelle als Auftragsverarbeiter benannt.
Zu jedem Versandversuch werden Zeitpunkt, Ziel, Ergebnis, die Prüfsumme (SHA-256) der übergebenen Datei sowie die Antwort des Mailservers (Message-ID oder Fehlerursache) protokolliert - keine Kopie der versendeten E-Mail selbst.
| Zweck | Übermittlung eines erzeugten Belegs per E-Mail an den vom Mandanten festgelegten Empfänger. |
|---|---|
| Empfänger | Der Empfänger der Mail (Kunde und/oder Mandant); beim gemeinsamen instanzweiten Zugang zusätzlich der spätere Relay-Anbieter - siehe Absatz oben. |
| Rechtsgrundlage | Erfüllung des Vertrags mit dem Lizenznehmer nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; beim gemeinsamen Zugang zusätzlich Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, sobald der Vertrag mit dem Relay-Anbieter besteht. |
| Speicherort | Portal-Datenbank (Versandauftrag mit Empfängeradresse, Prüfsumme der übergebenen Datei und Antwort des Mailservers). |
| Dauer | So lange wie der zugehörige Beleg besteht. |
Ein Mandant kann festlegen, dass jeder erzeugte Beleg zusätzlich in sein eigenes ELO-Archiv übertragen wird. Diese Funktion ist optional und nur aktiv, wenn der Mandant sie selbst eingerichtet hat.
Übermittelt werden das erzeugte Dokument (PDF bzw. XRechnung) sowie seine Verschlagwortung: Belegnummer, Belegdatum, Fälligkeit, Währung, Belegtyp, Name und Kundennummer des Käufers, Netto-, Steuer- und Bruttobetrag sowie der Bearbeitungsstatus.
Empfänger ist ausschließlich das vom Mandanten selbst betriebene ELO-Archiv - ein System des Lizenznehmers, kein Dritter der teccle flow GmbH. Die Zugangsdaten für dieses Archiv hinterlegt der Mandant selbst; sie werden verschlüsselt gespeichert und sind danach nicht wieder anzeigbar.
Wird ein Beleg im Portal gelöscht, wird er im ELO-Archiv nicht gelöscht - er bleibt dort unverändert bestehen. Das Archiv und seine Aufbewahrung liegen vollständig in der Verantwortung des Mandanten.
| Zweck | Übermittlung eines erzeugten Belegs in das eigene ELO-Archiv des Mandanten, sofern dieser die Funktion aktiviert hat. |
|---|---|
| Empfänger | Das vom Mandanten selbst betriebene ELO-Archiv; kein Dritter der teccle flow GmbH. |
| Rechtsgrundlage | Erfüllung des Vertrags mit dem Lizenznehmer nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, auf ausdrückliche Aktivierung durch den Mandanten. |
| Speicherort | Das ELO-Archiv des Mandanten; im Portal verbleibt nur die Quittung (Objekt-ID, Prüfsumme). |
| Dauer | Nach den Aufbewahrungsregeln des Mandanten in seinem ELO-Archiv; das Portal löscht dort nichts. |
Beleg- und Kundendaten bleiben so lange gespeichert, wie der Lizenznehmer sie im Portal führt. Über ihre Löschung entscheidet er; das Portal löscht Belege nicht von selbst.
Löscht der Lizenznehmer einen Mandanten oder sein gesamtes Konto, werden alle zugehörigen Daten mitgelöscht, einschließlich der hochgeladenen Original-PDFs, der Extraktionsergebnisse und der erkannten Texte.
Beim endgültigen Löschen eines einzelnen Belegs gilt eine Einschränkung, die hier ausdrücklich genannt wird: Der Beleg selbst und seine Versionen werden sofort entfernt. Der zugehörige Extraktionsvorgang wird dabei nicht sofort mitgelöscht, sondern vom Beleg gelöst und danach wie ein Vorgang ohne Beleg behandelt, das heißt nach der eingestellten Frist automatisch gelöscht (Standard 90 Tage). Wurde der Beleg zuvor erzeugt, trägt dieser Vorgang zu diesem Zeitpunkt keine Inhalte mehr – Original-PDF, erkannter Text und Extraktionsergebnis wurden bereits bei der Erzeugung gelöscht. Wurde der Beleg nie erzeugt, besteht diese Kopie bis zum Ablauf der Frist im Portal fort. Wer eine sofortige und vollständige Entfernung benötigt, erreicht sie über das Löschen des Mandanten oder über einen ausdrücklichen Eingriff des Betreibers.
Ein Extraktionsvorgang, aus dem kein Beleg entstanden ist, wird nach 90 Tagen automatisch gelöscht. Diese Frist ist je Installation einstellbar; der Betreiber einer Installation kann die automatische Löschung auch abschalten.
Wie lange das eingereichte Original-PDF beim Extraktionsdienst aufbewahrt wird, richtet sich nach dessen Betreiber. Derzeit verbleibt es dort dauerhaft. Eine Aufräumregel für diesen Speicherort ist entschieden, aber noch nicht umgesetzt.
Server-Protokolle und Datensicherungen werden je Installation nach einer festgelegten Frist überschrieben. Diese Fristen sind nicht produktweit vorgegeben, sondern werden beim Einrichten der jeweiligen Installation festgelegt. Eine Löschung im Portal wirkt sich in bereits vorhandenen Datensicherungen erst aus, wenn diese planmäßig überschrieben werden.
Handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten des Lizenznehmers für seine eigenen Rechnungsbelege bleiben unberührt. Ob und wann ein Beleg gelöscht werden darf, entscheidet der Lizenznehmer, nicht die teccle flow GmbH.
Berechtigte Mitarbeitende von teccle flow GmbH können zur Fehlerbehebung mit den Rechten eines Kundenadmins auf das Konto eines Lizenznehmers zugreifen ("Support-Zugriff"). Jeder solche Zugriff wird protokolliert (Zeitpunkt, ausführende Person, betroffener Lizenznehmer).
Nutzer haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21) sowie ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde. Anfragen bitte an die im Impressum genannte Kontaktadresse.